Système de management intégré : créez-le vous-même avec le No Code

Les référentiels normatifs permettent de faire progresser ses pratiques vers la qualité pour atteindre la performance et enfin l’excellence. Mais quand le nombre de référentiel et de norme se multiplie, se pose alors la question d’un Système de Management Intégré (SMI). Mais de quoi s’agit-il ?

Un Système de Management Intégré est une structure organisationnelle holistique qui fusionne tous les processus d’une entreprise dans un cadre cohérent. Ce système vise à répondre au besoin de maîtrise des risques et de l’amélioration de la performance en intégrant divers aspects tels que la qualité et la QSE, QCM (Quality Control Management), l’environnement, la santé et la sécurité, ou tout autre domaine de gestion stratégique (qui peut être spécifique à la politique même de l’entreprise).

Un SMI, à quoi ça sert ?

L’essence même d’un SMI réside donc dans sa capacité à favoriser l’amélioration continue à travers une organisation d’entreprise systématique et structurée, qui englobe non seulement les processus opérationnels, mais aussi la gouvernance, la culture et les comportements.
Au cœur de cette démarche, se trouve la mesure de l’efficacité des différentes composantes du système et des services, permettant ainsi une évaluation objective des performances. Cette mesure est cruciale car elle fournit les informations nécessaires pour éclairer la prise de décision pour la direction, permettant d’ajuster ou de changer les procédures pour répondre aux changements (externes et internes) ou aux opportunités. Dit autrement, un SMI est un outil dynamique et évolutif qui aide les entreprises à gérer efficacement leurs risques, à maximiser leur performance et leurs produits, et à rester compétitives dans un environnement en constante évolution.

Outil No Code easyAP4 : quels types d’utilisateurs ?

Focus sur le PDCA
(Plan-Do-Check-Act)

L’un des piliers fondamentaux du SMI est l’adoption de la méthode PDCA (pour Plan-Do-Check-Act) – aussi connue sous le nom de roue de Deming – qui constitue le socle de l’amélioration continue. Plus précisément, cette méthode implique une démarche itérative par étapes : planifier (Plan), exécuter (Do), vérifier (Check) et agir (Act). Ce qui permet de tester des changements sur une petite échelle avant un déploiement complet, d’évaluer les résultats et d’ajuster les processus en fonction des enseignements tirés. Cette approche cyclique est importante pour l’évaluation continue de l’efficacité des processus, car elle représente une base solide pour la modification des méthodes de travail et des procédures.

Le PDCA s’aligne et se complète parfaitement avec la méthode d’organisation japonaise des 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu et Shitsuke), qui vise à créer un environnement de travail organisé, propre, et plus efficace. Les 5S mettent ainsi l’accent sur l’élimination du superflu, l’organisation, la propreté, la standardisation et le maintien des bonnes pratiques, contribuant ainsi à une amélioration continue et à une efficacité accrue. En intégrant le PDCA et les 5S dans le cadre d’un SMI, une organisation peut donc développer une culture forte de l’amélioration continue, de l’efficience opérationnelle et de la performance globale, s’assurant ainsi de rester compétitive et adaptable dans un environnement dynamique et en constante évolution.

De l’importance des normes

Les normes et référentiels applicables au SMI jouent un rôle crucial dans la mise en place d’un Système de Management Intégré. Elles fournissent en effet un cadre de référence reconnu, assurant que les méthodes de gestion sont à la fois efficaces et conformes aux meilleures pratiques de l’industrie. Voici quelques points clé à retenir :

Uniformité et cohérence

Les normes, telles que ISO 9001 pour la qualité, ISO 14001 pour l’environnement, ou ISO 45001 pour la santé et la sécurité au travail, offrent des directives très claires. Elles permettent ainsi de structurer le SMI d’une manière uniforme et cohérente, ce qui est essentiel pour assurer que tous les aspects de l’organisation travaillent de manière synchronisée.

Crédibilité et reconnaissance internationale

L’adoption de normes internationalement reconnues ajoute un niveau de crédibilité. Elle démontre aux parties intéressées (clients, fournisseurs et régulateurs) que l’entreprise s’engage sérieusement envers le contrôle de la qualité, la sécurité, l’environnement et d’autres domaines clé.

Amélioration continue

Les normes intègrent souvent le principe d’amélioration continue, comme illustré par le cycle PDCA. Cela encourage les organisations à évaluer régulièrement et systématiquement leurs processus tout en recherchant des moyens d’améliorer leurs performances.

Gestion des risques

Évaluer et gérer les risques dans divers domaines, de la sécurité de l’information à la santé environnementale et professionnelle, est crucial pour la prévention des incidents, la réduction des coûts et la préservation de la réputation.

Conformité réglementaire

En suivant des normes établies, il est plus facile de s’assurer de respecter les lois et les réglementations pertinentes. Ce qui réduit de fait le risque de sanctions juridiques et de pénalités.

Efficacité opérationnelle

Les normes fournissent des directives pour optimiser les opérations, limiter les erreurs et améliorer la productivité. En suivant leurs principes, il est possible de réaliser des gains d’efficacité très significatifs.

Les normes et référentiels sont donc fondamentaux pour la mise en place d’un SMI efficace, car ils aident non seulement à aligner différentes pratiques de gestion, mais garantissent également une performance, une qualité et une conformité continues.

Quels sont les avantages attendus ?

En alliant efficacité opérationnelle et amélioration continue, la mise en place un SMI présente de nombreux avantages pour une entreprise. Les voici en détail :

Analyse et réduction des risques d’incohérences : avec une analyse globale des risques, il est plus facile d’identifier et de réduire les incohérences dans le pilotage d’une organisation. En intégrant divers aspects du management (qualité, sécurité, environnement…), le SMI crée une approche unifiée qui minimise les conflits entre les différents domaines et renforce la cohérence stratégique.
Optimisation des ressources par mutualisation : le SMI facilite la mutualisation des ressources et permet de fait une utilisation plus efficace de celles-ci, ce qui va amener indirectement une réduction des coûts opérationnels.
Cohérence des décisions et des actions : avec une vision globale, toutes les décisions et les actions sont alignées sur les objectifs stratégiques du groupe, renforçant la cohérence dans l’ensemble des départements et des fonctions.
Gain de productivité par la fédération des activités : un système de management unifié, harmonise les différentes activités, réduit les redondances et les efforts dupliqués, ce qui se traduit par un gain de productivité significatif.
Réduction du coût : en optimisant les processus et en réduisant les inefficacités, la diminution des coûts globaux peut être considérable. L’optimisation des processus aide à identifier et à éliminer les étapes inutiles ou inefficaces. La prévention des incidents réduit les coûts liés aux interruptions de service, aux accidents et aux actions correctives et préventives. Il faut également prendre en compte la réduction des risques de pénalités, d’amendes et de litiges, qui peuvent s’avérer très coûteux !
Pilotage par les indicateurs : un SMI fournit les indicateurs de performance clé (KPI) nécessaires au pilotage de l’entreprise, permettant un suivi et une gestion basés sur des données fiables et mesurables.
Gestion des actions correctives et préventives : il faut avoir à l’esprit qu’un SMI enregistre tout, même les défauts. Il enregistre même les réclamations clients. Et avec une identification des causes racines, une mise en œuvre d’actions correctives, la planification d’actions préventives, une documentation et un suivi qui assurent que toutes les actions et modifications sont correctement enregistrées, le SMI est le moteur de l’amélioration continue.
Gain de Temps : la description détaillée des processus fournit des instructions claires sur la façon de réaliser les tâches. Cela réduit donc l’ambiguïté pour les collaborateurs, facilite la formation, l’orientation des nouveaux arrivants, et assurant une qualité constante dans l’exécution des tâches. Peu importe qui effectue la tâche, le résultat est reproductible, ce qui économise du temps en évitant les variations et les erreurs qui nécessiteraient des corrections. Et en cas de problèmes ou de non-conformités, des processus bien documentés permettent une identification et une résolution rapides des problèmes.

En synthèse, un SMI contribue à l’efficacité globale, à la réduction des coûts, à l’amélioration continue et à la gestion stratégique de l’entreprise, tout en renforçant la conformité et en offrant une meilleure visibilité sur les performances.

Intérêt aujourd’hui de le faire
avec un outil No Code

Ce qui est réellement compliqué dans les systèmes de management, c’est de réussir à établir les liens entre les éléments et de s’assurer que les processus d’analyse de traitement, de correction et de prévention sont bien faits. On trouve donc ce principe d’aller-retour avec un SMI, qui indique tout ce dont on a besoin, et ce, dont on a besoin est décrit dans les documents. C’est-à-dire que dans les documents applicables, on trouve des références à l’outil utilisé pour supporter ce processus. Si on ajoute le fait que les grands donneurs d’ordres ont construit leur propre référentiel qu’ils peuvent imposer à toute la chaîne de sous-traitance, on comprend qu’une solution sur étagère ne pourra jamais complètement couvrir le besoin de chaque entreprise. Car elles ont toutes des spécificités dans leur façon de travailler. L’approche No Code présente donc plusieurs avantages, particulièrement dans un contexte où le SMI doit non seulement répondre aux exigences des référentiels, mais aussi s’adapter aux spécificités des métiers et à la singularité de chaque entreprise. Les voici en détail :

Flexibilité et personnalisation

Les outils No Code offrent une grande flexibilité et permet de personnaliser son SMI pour qu’il corresponde précisément à besoins spécifiques et aux processus métier d’une organisation donnée. Contrairement aux solutions standardisées, l’approche No Code assure que les systèmes créés vont s’aligner étroitement sur les méthodes de travail et les pratiques uniques de chaque entreprise.

Réduction des coûts
et du temps de développement

Le développement No Code réduit considérablement le temps et les coûts associés à la création et à la maintenance d’une solution qu’il produit, ce qui est donc valable pour le SMI. La dépendance aux ressources en développement informatique spécialisées est quasiment éliminée de l’équation.

Facilité d’adaptation et d’évolution

Un « SMI No Code » peut être facilement modifié et adapté au fil du temps. Ce qui est particulièrement important dans un environnement qui évolue rapidement, où les processus et les exigences peuvent changer fréquemment. Qui plus est l’approche No Code permet d’adapter son SMI sans besoin de compétences en programmation avancée.

Amélioration de l’adoption
et de l’engagement

Un SMI développé via une approche No Code est souvent plus intuitif et plus facile à utiliser pour les collaborateurs. Ce qui améliore forcément l’adoption du système par l’ensemble de l’entreprise et favorise un engagement plus profond des employés avec les processus de gestion.

Accessibilité aux utilisateurs métier

Avec une approche No Code, les utilisateurs métier – qui sont les mieux placés pour comprendre les nuances de leurs domaines spécifiques – peuvent participer activement à la conception et à l’ajustement du SMI. Celui-ci sera donc enraciné dans la réalité opérationnelle et n’est pas simplement une abstraction liée aux normes et aux référentiels. Un SMI doit parler au métier.

Agilité et réactivité

La capacité à apporter rapidement des modifications et des améliorations au SMI permet une plus grande agilité organisationnelle face aux changements du marché, aux nouvelles réglementations ou aux feedbacks internes.

En résumé, mettre en place un système de management intégré via une approche No Code permet de développer des systèmes de gestion non seulement conformes aux référentiels, mais aussi profondément ancrés dans leurs réalités métiers spécifiques. Cette façon d’opérer offre une flexibilité, une personnalisation et une évolutivité qui sont essentielles pour les entreprises modernes cherchant à gérer efficacement leurs systèmes tout en restant agiles et réactives.

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